Penyimpanan Perbekalan Kantor - Administrasi Perkantoran

 Hola, saya akan kembali berbagi tugas saya mengenai Administrasi Sarana dan Prasarana, khusus untuk penyimpanan perbekalan kantor. Tugas ini telah dimuat dalam tugas kelas XI SMK N 22 Jakarta 2015. 

Penyimpanan Perbekalan Kantor

A.     Pengertian Penyimpanan Perbekalan Kantor

Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang, baik berasal dari pembelian, instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan. Kegiatan penyimpanan erat kaitannya dengan pengurusan logistik baik yang bersifat administratif maupun operasional perencanaan sampai pelaksanaan perbekalan kantor.

B.     Tujuan Penyimpanan Perbekalan Kantor

1)   agar barang tidak cepat rusak

2)   agar tidak terjadi kehilangan barang

3)   agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan saat dibutuhkan

4)   memudahkan dalam pengawasan

5)   memudahkan dalam analisis barang

C.     Hal-Hal yang Harus Diperhatikan Dalam Penyimpanan Perbekalan Kantor

Agar kegiatan penyimpanan berjalan dengan efektif dan efisien, maka dalam melakukannya harus memperhatikan hal-hal berikut ini :

1)      Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan

2)      Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan

3)      Sifat barang yang disimpan

4)      Sarana penyimpanan dan pemeliharaan

5)      Jangka waktu penyimpanan (barang yang datang lebih dulu keluar lebih dulu)

6)      Prosedur dan tata kerja

7)      Tenaga yang diperlukan

8)      Biaya yang harus disediakan

D.     Pengelompokkan Barang Dalam Penyimpanan Perbekalan Kantor

1)      Disimpan dalam proses pemakaian

2)      Disimpan, kemudian disalurkan ke tiap satuan kerja meneurut ketentuan dan kebijaksanaan pimpinan

3)      Disimpan sementara tanpa pembongkaran, kemudian meneruskan barang tersebut ke alamat yang dicantumkan pada label peti kemasan

E.     Cara Penyimpanan Perbekalan Kantor

1)   Barang disimpan berdasarkan klasifikasi

2)   Barang disimpan pada tempat yang cukup memadai

3)   Barang disimpan dalam keadaan bersih

4)   Barang disusun dengan rapi dengan kode yang telah ditetapkan agar mudah mencari atau dikeluarkan

5)   Barang disimpan dalam ruangan yang cukup udara untuk menghindarin kelembaban

6)   Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air

7)   Barang yang dikeluarkan lebih cepat disimpan dibagian depan, sebaliknya yang dikeluarkan dalam kuruin waktu yang lama disimpan dibagian belakang

8)   Pastikan barang yang disimpan di tempat yang terkunci, untuk menghindari barang hilang

9)   Pastikan barang yang disimpan telah dihitung dan dicatat dalam buku barang dan buku persediaan

F.      Penempatan Barang Dalam Penyimpanan Perbekalan Kantor

1)      Barang yang cepat dikeluarkan, diletakkan di lokasi yang dekat dengan pintu keluar

2)      Barang yang paling lambat dikeluarkan diletakkan di lokasi yang lebih dalam

3)      Barang yang disimpan untuk persediaan atau langsung dipergunakan dalam pemakaian sehari-hari hendaknya diatur pada lokasi tertentu