Pengantar AP - Pedoman Kerja

Holaaa, posting kali ini merupakan tugas mata pelajaran pengantar administrasi perkantoran (SMKN 22 Jakarta kelas XI'15). Semoga dapat membantu dan berguna bagi kita semua.

Pedoman Kerja

Ø  Pengertian Pedoman Kerja

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia menyebutkan bahwa pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah bagaimana sesuatu harus dilakukan atau hal (pokok) yang menjadi dasar (pegangan, petunjuk, dsb) untuk menentukan atau melaksanakan sesuatu.

Yang berarti bahwa pedoman kerja adalah hal yang menjadi dasar untuk melaksanakan kerja.

Secara umum pedoman kerja merupakan suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. Pedoman kerja juga merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

Ø Tujuan Dibentuknya Pedoman Kerja

a.     Memperjelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.

b.     Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.

c.     Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktik atau kesalahan administrasi lainnya.

d.     Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi.

e.     Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.

f.       Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.

g.     Mengarahkan petugas atau pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.

h.     Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Ø  Kebutuhan Pedoman Kerja

Pedoman kerja dibutuhkan untuk memenuhi berbagai keperluan untuk melaksanakan setiap pekerjaan agar hasilnya mencapai tujuan yang diharapkan. Untuk itu pedoman kerja dibutuhkan pada kondisi berikut :

a.     Sebelum suatu pekerjaan dilakukan.

b.     Ketika mengadakan penilaian apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak.

c.     Ketika terjadi revisi, jika ada perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja.

Ø  Manfaat Pedoman Kerja

a.     Alat pendidikan, terutama bagi pegawai baru.

b.     Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja.

c.     Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja yang tepat.

d.     Alat untuk mengetur tata ruang kantor.

e.     Alat untuk menghindarkan adanya pekerjaan yang bertumpuk.

f.       Alat perencanaan kerja dan pengembangnya di kemudian hari.

g.     Alat untuk mengadakan klasifikasi, uraian, dan analisis jabatan.

h.     Alat untuk menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui seluruh proses kerja.

i.       Alat untuk mempersiapkan mekanisme prosedur.